KONGRE DÜZENLEME İLKELERİ

UCEK’i düzenlemek isteyen veya buna talip olanların aşağıdaki kongre standartlarını karşılamaları beklenmektir.

  1. Bu ilke ve standartlar UCEK Kongre Yürütme Kurulu tarafından geliştirilmiş olup, geliştirme ve değiştirme tasarrufu da bu kurula aittir. Yürütme Kurulu toplantılarına üst üste 3 kez katılmayan üyenin üyeliği düşürülmektedir.
  2. Kongrenin Türkçe ve İngilizce isimleri ile kısaltmaları aşağıdaki gibi olup değiştirilemez. Türkçe Adı: Uluslararası Coğrafya Eğitimi Kongresi (UCEK)ve İngilizce Adı: International Congress on Geographical Education (ICGE)
  3. Kongrenin dili Türkçe ve İngilizce olup her iki dilde simultane çeviri yapılır.
  4. Farklı ülkelerin coğrafya eğitimi dernek ve birlikleri ile uluslararası derneklerin katılımı hususunda kongre düzenleme kurulu hassasiyet gösterir, uluslararası boyut her zaman ön planda tutulur ve düzenleme kurulundan en az 1 kişi bu konuyla ilgili görevlendirilir.
  5. Kongrenin logosu ekteki gibi olup, her yıl sadece yıl güncellemesi yapılır.
  6. Kongre web sayfası www.ucek.org şeklinde olup sosyal medya hesapları da standartlaştırılmıştır. Her yıl düzenlenen kongreler bu sayfadan ilan edilir ve böylece düzenlenen kongrelere tek iletişim kanalından ulaşım sağlanarak yaygınlaştırma, tanınırlık, markalaşma gibi özelliklerin geliştirilmesi amaçlanır.
  7. Kongrenin Düzenleme Kurulu Başkanlığı her yıl doktorasını ya da doçentliğini coğrafya eğitiminde tamamlamış olan bir akademisyene verilir ve UCEK Kongre Yürütme Kurulu tarafından atanır.
  8. Kongrenin katılım ücreti minimum seviyede tutularak, masrafları karşılayacak şekilde ücretlendirme yapılır. UCEK, kar amacı güden bir kongre değildir. En az kongre adı ve logosunu taşıyan bir kongre çantası, 3 günlük kongrenin tüm öğlen yemekleri ile gala/kokteyl yemeği kongre ücretine dahil edilir.
  9. Kongreye sunulacak sözlü/poster bildirilerde bir yazarın en fazla iki (2) bildiride/posterde ismi yer alabilir.
  10. Her yıl için oluşturulan Kongre Düzenleme Kurulu, mutlaka görev alan ve o görevi yapan kişilerden seçilir, başka unvan ya da kategori altında isimlere yer verilmez.
  11. Kongrenin düzenlendiği şehrin İl Milli Eğitim Müdürlüğü’ne resmi yazı yazılarak İl Milli Eğitim Müdürü’nün kongre düzenleme kuruluna alınması sağlanır. Ayrıca o il içinden katkı sağlayacak bir kamu bir de özel kurumdan birer coğrafya öğretmeni kongre başkanı tarafından düzenleme kuruluna alınır. Bu öğretmenler tüm ülkede öğretmen katılımını sağlamak ve artırmak için düzenleme kurulunda görev alır. Bu kişiler kurumlarından talep edilirken ve görevlendirilirken hangi görevleri yapacağı açıkça görevlendirme talebine yazılır. Söz konusu MEB temsilcileri asgari olarak ülke ve il genelinde en azından coğrafya, sosyal bilgiler, sınıf, okul öncesi, fen bilgisi, tarih ve biyoloji öğretmenlerine ulaşmak için çalışma yaparlar.
  12. Kongre, oteller hariç eğitim fakülteleri ile farklı fakülte ve kongre merkezleri gibi kampüs içi mekânlarda; aynı şartlar altında olmak kaydı ile farklı ülkelerde de düzenlenebilir.
  13. O yılın düzenleme kurulu başkanının önerileri dikkate alınarak ”Kongre Yürütme Kurulu” tarafından kongre temasına karar verilir. Ancak Kongre ana başlıkları her zaman aşağıdaki ana temaları içerir: Coğrafya eğitimi, Coğrafya, Coğrafya ile ilişkili diğer disiplinler. Bu temalar altında coğrafyanın okul öncesi eğitimden lisansüstü eğitime kadar önemine her zaman vurgu yapılacak şekilde alt konu başlıkları belirlenir.  
  14. Lisans öğrencilerinin UCEK kongrelerine dinleyici olarak katılımı ücretsizdir.
  15. Kongre sürecinin yürütülmesinde görevlendirilen gönüllü öğrencilerin seçiminde öncelikle lisansüstü öğrenciler tercih edilir, ihtiyaç duyulması halinde lisans öğrencilerine de görev verilebilir.
  16. Kapanış oturumuna kimlerin katılacağı önceden belirlenir, kapanış oturumunda değerlendirme yapacak şekilde kongre sürecini gözlemleyerek konuşmalarını hazırlamaları istenir. Kapanış oturumunda kongrede yürütülen çalışmaların (bildirili oturumlar, paneller, atölyeler, çalıştaylar, posterler vb.) analizini içerecek şekilde değerlendirmeler yapılır. Kapanış oturumu için kongre başlamadan öğretmenleri temsilen 1 kişi, lisansüstü öğrencileri temsilen 1 kişi, 2 akademisyen ve yabancıları temsilen 1 kişi seçilerek görevlendirilir.
  17. Bir sonraki yıl kongreye kimin ev sahipliği yapacağı kapanış oturumunda ilan edilir ve kongre başkanı olacak kişiye söz hakkı verilir. Kongrede en fazla bir yıl sonraki ev sahibi ilan edilir.
  18. Kongrenin düzenlenmesi ile ilgili belgeler bir sonraki yıl düzenleme kurulu ile paylaşılır. Düzenleme kurulu ile birlikte çalışacak öğrenciler ile diğer görevliler, oturum başkanları vb. için iş yönergeleri belirlenir. Bu yönergeler ve iş akışları bir sonraki yıl kongreyi düzenleyecek kongre başkanına teslim edilir.
  19. Sadece düzenleme kurulu üyeleri kongreye ücretsiz olarak katılabilirler. Onun dışındakiler kongre katılım ücreti ödemek zorundadır.
  20. Kongre kültürünün sonraki yıllara aktarılması ve kongrenin önceki yıllardaki tecrübelerinin gelecek yıllara aktarılarak geliştirilmesi adına önceki yılların kongre düzenleme kurulu başkanları, her yılın kongre düzenleme kurulu üyesi olurlar.
  21. Kongre malzemelerinin üretimi ve basımında organik kumaşlı çanta ve yaka kartı kullanımı tercih edilir, doğa dostu ürünler seçilir. Bunun için TEMA ve benzeri kurumların sponsorluğuna başvurulabilir.
  22. Her yıl düzenlenecek Kongre Kapanış Raporu yerel ve ulusal basın ile Cumhurbaşkanlığı, TÜBİTAK, TÜBA, YÖK ve MİLLİ EĞİTİM BAKANLIĞI’na gönderilir.
  23. Sivil toplum kuruluşları ile iletişim kurulur ve sponsorluk teklif edilir. Bu anlamda coğrafya ve coğrafya eğitimi dernekleri ile ESRI, TEMA gibi ulusal kuruluşların yanında kongrenin düzenlendiği vilayetin yerel kurum ve kuruluşları da kongreye sponsor ve/veya paydaş olabilirler.
  24. Alınan kararlar için bir UCEK Kongre Karar Defteri oluşturularak ilgili düzenleme kurulu başkanı ve üyeleri tarafından imza altına alındıktan sonra bir sonraki yılın kongre düzenleme kurulu başkanına teslim edilir. 
  25. O yılın kongre düzenleme kurulu başkanı iş akışının bir yıl öncesinden düzenlenmesini sağlayarak en geç kongre gününe 10 ay kala web sitesinden iş takvimi ve önemli tarihlerin ilan edilmesini sağlar.
  26. Kongrenin bilimsel kalitesinin yükseltilmesi için öncelikle özet hazırlama ölçütleri ve hakem değerlendirme sürecine önem verilir. Tüm özetler, hakem değerlendirme sürecinden geçirilecek şekilde iş takvimi oluşturulur.
  27. Her yıl kongre sürecinin değerlendirilmesinde kongre yürütme kurulunun belirleyeceği ve kişilerin gizli tutulacağı 6 kongre raportörü (1 lisans öğrencisi, 1 lisansüstü öğrenci, 2 öğretmen ve 2 öğretim üyesi-biri eğitimci diğer alancı) görevlendirilir.
  28. Kongre bittikten sonra web sitesinde bütün katılımcılara açık bir Kongre Değerlendirme Formu oluşturulur. Sonuçlar mevcut düzenleme kurulu tarafından analiz edilerek bir sonraki yılın kongresi için gelecek yılın kongre başkanına gerekli öneriler yapılır.